Grote Europese veranderingen: minder vrijblijvendheid, meer verantwoordelijkheid
“Er wordt wereldwijd van alles geroepen over de nieuwe machineverordening, maar het besef dat er écht wat gaat veranderen, lijkt nog niet overal doorgedrongen,” merkte ik tijdens het gesprek met Hans van der Steen, expert op het gebied van hygiënisch ontwerp en regelgeving. Hans is sinds jaar en dag actief bij de Koninklijke Metaalunie en het Hygienic Design Network (HDN), waar hij branche breed kennis deelt over de impact van Europese wet- en regelgeving op machines en installaties. Vanaf 2027 wordt het speelveld voor iedereen die machines ontwerpt, bouwt, levert, of installeert radicaal anders.
Van richtlijn naar verordening: harde regels, minder ruimte voor interpretatie
De kern ligt in de overgang van een Europese richtlijn naar een verordening. Een subtiel verschil op papier, maar juridisch verstrekkend. Ik vroeg Hans waarom dat relevant is. “Een richtlijn gaf lidstaten ruimte om de regels op hun eigen manier in nationale wetgeving te verwerken. Een verordening is direct bindend en geldt in alle EU-landen op exact dezelfde manier. Je kunt er niet omheen—de eisen zijn zwart-op-wit en overal gelijk,” legt hij uit.
Dit voorkomt een lappendeken aan regels en interpretaties, een klacht die je vaak hoort van fabrikanten en producenten die internationaal werken. Maar het betekent ook dat bestaande gewoontes en nationale uitzonderingen verdwijnen. “Juist nu komt het aan op kennis van de letter én de geest van de nieuwe regels.”
Wat betekent dit concreet voor fabrikanten, installateurs en leveranciers?
De nieuwe machineverordening is een allesomvattende set regels geworden. “Naast veiligheid komen nu ook cybersecurity, duurzaamheid en gezondheid van de consument expliciet in beeld,” benadrukt Hans. Vooral voor sectoren als de voedingsmiddelenindustrie is dit een gamechanger: niet alleen de gebruiker, maar ook de eindconsument moet worden beschermd door het ontwerp van een machine.
De documentatieplicht wordt strenger en ook de bewijslast verandert. Waar voorheen een verklaring of conformiteitsdocument kon volstaan, geldt straks: wie het CE-keurmerk plaatst, moet onderbouwd kunnen aantonen dat aan álle eisen wordt voldaan. “Het maakt niet meer uit of je zelf produceert, importeert of installeert: wie de CE-markering plaatst, is verantwoordelijk.”
En dat brengt risico’s mee. “Self-assessment kan, maar het is je eigen verantwoordelijkheid. Gaat het mis, dan sta je juridisch zwak. Alleen bij hoge-risico machines komt er een onafhankelijke notified body (NOBO) aan te pas; bij alle andere gevallen ben je zélf aan zet.”
Praktisch: hoe toon je straks aan dat jouw machine of installatie voldoet?
Dat de eisen aangescherpt worden, was te verwachten. Wat in de praktijk harder aankomt, is de eis tot praktische aantoonbaarheid. Niet alleen de ontwerp- en productiedocumentatie moet op orde zijn, ook de risicoinventarisatie én de gebruikersinstructies nemen een centrale plek in. “De handleiding wordt hét bewijs dat kennis is overgedragen. We moeten af van de oude gewoonte om een standaard handleiding simpelweg mee te leveren,” stelt Hans. “Er moet een daadwerkelijke overdracht zijn, waarbij aantoonbaar is dat de gebruiker de informatie heeft ontvangen én begrepen.”
In de praktijk adviseert Hans:
- Geef gebruikers en operators een training en laat deze ondertekenen voor ontvangst en kennisname van de handleiding.
- Neem een getekend ‘gelezen en begrepen’-document op in het opleverdossier.
- Documenteer restrisico’s duidelijk, ook als die bewust worden overgedragen aan de klant, bijvoorbeeld bij maatwerk.
- Maak risicoinventarisaties en hygiëne risicoanalyses inzichtelijk en specifiek voor de situatie.
“Copy-pasten uit vorige projecten of standaard handleidingen gebruiken? Niet doen,” zegt Hans resoluut. “Elke machine, elke situatie vraagt een eigen beoordeling en documentatie. Anders loop je grote risico’s.”
Begin bij het begin: integreer documentatie en instructies in het hele proces
Een van Hans’ belangrijkste tips: wacht niet tot het einde van het project met de handleiding en documentatie. “Als je instructies en risicoanalyses pas aan het eind toevoegt, wordt het een lastige inhaalslag. Integreer het direct in je ontwikkel- en bouwproces. Dan is het geen ballast maar gewoon onderdeel van je werk.”
Dit proces begint bij de ontwerp- en inventarisatiefase. Zo kun je tijdig bepalen welke maatregelen technisch worden opgelost en waar instructie of aanvullende informatie nodig is voor de gebruiker. “Dat voorkomt dat je op het laatste moment nog moet puzzelen en zorgt voor volledigheid en overzicht.”
Digitalisering en duurzaamheid: naar één slim databestand per machine
Een positieve noot: de nieuwe verordening stimuleert ook digitalisering én circulariteit. Handleidingen en opleverdossiers mogen voortaan digitaal worden aangeleverd (mits de klant dat niet anders wenst). “Het mooie is: je kunt de hele levenscyclus van een machine koppelen aan één uniek serienummer. Wie een machine later reviseert of hergebruikt, profiteert direct van de initiële documentatie en analyses. Dit ondersteunt duurzaam denken en vormt straks de basis voor het Europees product- en milieu paspoort.”
Voor installateurs en fabrikanten loont het dus om nu al te investeren in digitale, gestructureerde dossiervorming. Dit verkleint de foutkans, vergroot het hergebruik en maakt audits of claims in de toekomst beheersbaar.
Val niet in de valkuil: onderschat niet de impact van eigen verantwoordelijkheid
Ik vroeg Hans waar het nu meestal misgaat. Zijn antwoord is duidelijk: “De grootste fout is onderschatting van de eigen verantwoordelijkheid. Men denkt dat zolang er maar ergens een CE-sticker op zit, het wel goed zal zijn. Maar zó werkt het niet meer. Je moet per machine, per situatie écht kunnen laten zien: dit is mijn risico-inschatting geweest én zó zijn de gebruikers geïnstrueerd. Verzenden van een handleiding is niet genoeg, overdracht en kennisborging zijn essentieel.”
“De grootste fout is onderschatting van de eigen verantwoordelijkheid.”
Daarnaast is het gevaar van te veel vertrouwen op bestaande routines groot. “Zelf assessments zijn de norm, maar áls het misgaat en er achteraf een claim komt, dan rekenen de instanties genadeloos af: als je documentatie en procedures niet waterdicht zijn, ben je juridisch verantwoordelijk.”
Korte termijn pijn, lange termijn winst
Hans snijdt nog één veelgehoord bezwaar aan: “Veel bedrijven denken dat ‘al die registratiedruk’ vooral kostenverhogend werkt. Dat is een misvatting. Door gestructureerd te werken volgens de geldende regels, kun je ook standaardiseren, efficiënter werken en fouten voorkomen. Uiteindelijk leidt het tot kostenverlaging én kun je met meer zekerheid de markt op.”
Bovendien worden brancheopleidingen en trainingen gesubsidieerd. “Maak er nu gebruik van, voordat het zover is. Iedereen die wil, kan de nodige kennis ophalen,” adviseert Hans.
Hans’ stap-voor-stap-advies voor bedrijven:
Maak een plan: Breng in kaart welke machines en processen onder de nieuwe verordening gaan vallen.
Stel een multidisciplinair team samen: De impact raakt ontwerp, productie, installatie, service en administratie.
Integreer risico-inventarisatie en documentatie: direct vanaf het begin van elk project.
Zorg voor overdraagbaarheid en bewijs: Leg trainingen, ondertekende handleidingen en restrisico’s vast.
Omarm digitalisering: Werk waar mogelijk met digitale dossiers en formats.
Check alles kritisch: Voorkom automatismen, vermijd copy-paste, en stem instructies af op de daadwerkelijke gebruikers.
Ga op tijd aan de slag! Het is sneller 2027 dan je denkt
De nieuwe machineverordening gaat een nieuwe standaard zetten voor Europa’s industrie. De vrijblijvendheid verdwijnt, maar de kans op beter, veiliger en duurzamer werk groeit. Wie nu geen actie onderneemt, loopt straks niet alleen risico op boetes en claims, maar mist ook de voordelen van gestructureerd, toekomstbestendig werken. “Begin eraan. Maak een plan en doe het met elkaar. Het raakt je hele organisatie,” besluit Hans van der Steen. Mijn indruk: uitstel is geen optie meer, vooruitgang wel.
